Leitlinie Publikationsserver

1. Ziele und inhaltliche Kriterien für den Publikationsserver der Technischen Universität Clausthal

Der Publikationsserver bietet allen Angehörigen der Technischen Universität Clausthal die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente. Der Publikationsserver ist ein Service der Universitätsbibliothek Clausthal.

Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente gewährleistet (mindestens 5 Jahre).

2. Der Sammelauftrag der Universitätsbibliothek Clausthal für elektronische Dokumente

Der Sammelauftrag der Universitätsbibliothek umfasst die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller durch Mitglieder der Technischen Universität Clausthal veröffentlichten elektronischen Dokumente. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente. Die Universitätsbibliothek Clausthal sammelt darüber hinaus im Rahmen ihrer regionalen Aufgaben wissenschaftliche elektronische Dokumente, stellt sie zur Verfügung und archiviert sie.

Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung auf dem Publikationsserver steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monografien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in Deutschland aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich - eventuell nach einer Sperrfrist - auf dem Publikationsserver zu veröffentlichen.

Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente.

3. Das elektronische Dokument

Unter dem Begriff „elektronisches Dokument” wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text, Grafik, Audio- oder Video-Sequenzen basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Bereits publizierte Dokumente werden nicht gelöscht oder verändert, es sei denn, es liegen schwerwiegende rechtliche Gründe vor.

Ein über den Publikationsserver zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

1. Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
2. Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
3. Es muss frei sein von jeglichen technischen Schutzvorrichtungen und Verfahren des Digitalen Rechtemanagements (DRM). Formatmigrationen werden bei Bedarf vorgenommen, um z. B. die Langzeitverfügbarkeit zu gewährleisten. Formatmigrationen gelten nicht als Veränderung des elektronischen Dokuments.

4. Elektronische Dokumente, die über den Publikationsserver veröffentlicht und verbreitet werden

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über den Publikationsserver verbreitet:

• Publikationen und Publikationsreihen der Technischen Universität Clausthal mit wissenschaftlichen Inhalten,
• durch Angehörige der Technischen Universität Clausthal herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte, Zeitschriften (E-Journals) oder Reihen,
• Dokumente, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen und Habilitationsschriften),
• Publikationen und Publikationsreihen von mit der Technischen Universität Clausthal assoziierten Einrichtungen und Personen,
• Dokumente von Studierenden der Technischen Universität Clausthal wie Diplom-, Magister- und Seminararbeiten, wenn die Publikation auf Empfehlung durch ein Mitglied des Lehrkörpers erfolgt.
• Dokumente von wissenschaftlicher Relevanz im Rahmen der regionalen und überregionalen Sammelaufgaben der Universitätsbibliothek Clausthal

5. Technische Besonderheiten des Publikationsservers

1. Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben. Die Adressen werden als URNs (Uniform Resource Name) registriert. Die Administration und Pflege der URNs wird von der Universitätsbibliothek Clausthal garantiert.
2. Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliografischen Metadaten, über alphabetische und klassifikatorische Ordnungen sowie dynamisch erstellte Listen und Indizes möglich.
3. Die Archivierungsdauer der Formate hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Die Archivierungsdauer beträgt mindestens 5 Jahre.

6. Organisatorische Regelungen

1. Der Publikationsserver wird von der Universitätsbibliothek Clausthal betrieben. Die technische Betreuung erfolgt durch die Verbundzentrale des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (VZG).
2. Die elektronische Veröffentlichung von Publikationen ist für Angehörige der Technischen Universität Clausthal und Angehörige von mit der Technischen Universität Clausthal assoziierten Einrichtungen kostenfrei.
3. Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universitätsbibliothek nach Absprache betreut oder durchgeführt. Arbeiten, die einen bedeutenden Mehraufwand erfordern, werden nach den Sätzen der Gebührenordnungen der Universitätsbibliothek in Rechnung gestellt.

7. Zurückziehung von Volltexten

Die UB Clausthal kann aus eigener Veranlassung oder auf Verlangen der Autorin, des Autors oder der Einrichtung, die den Volltext auf dem Publikationsserver verfügbar gemacht haben, den Zugriff auf den Volltext sperren, wenn sich die/der betroffene Autor/in nach §42 UrhG auf sein Recht zum Rückruf wegen gewandelter Überzeugung oder sein Persönlichkeitsrecht beruft oder wenn die Rechte Dritter verletzt werden. Dazu wird der Text aber nicht gelöscht, weil dieser im Veröffentlichungsprozess einen PID (Persistent Identifier) erhalten hat, der Text also bereits verwendet bzw. zitiert worden sein kann. Die Metadaten und der Zugriff auf die Metadatenvollanzeige bleiben im Publikationsserver bestehen, der Zugriff auf den Volltext wird jedoch mit einem transparenten Hinweis auf die Gründe gesperrt.

Wir danken der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren an der Humboldt-Universität zu Berlin und GESIS - Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften, deren Leitlinien hier als Vorlagen genutzt wurden.